A importância do fluxo de informações organizacional

A informação é um fator de elevada importância em qualquer gestão organizacional por ser um recurso indispensável nos contextos internos e externos das organizações. Não há mais como administrarmos competitivamente sem termos acesso e fluxo de informações eficaz e eficiente. www.twitter.com/spinato No atual ambiente competitivo, a informação é um fator de elevada importância em qualquer gestão organizacional por ser um recurso indispensável nos contextos internos e externos das organizações. Quanto mais confiável, oportuna e de fluxo contínuo forem estas informações, existirá mais coesão e competitividade por parte das empresas. Para alcançar este objetivo, é preciso que ocorra o reconhecimento da importância de um correto fluxo de informações e do aproveitamento das oportunidades oferecidas pela tecnologia para orientarem os problemas oriundos justamente da falta de informações adequadas. Empreendedorismo exige mudanças profundas no modo como vemos a sociedade na organização e sua estrutura, o que se traduz num grande desafio: aproveitar as oportunidades, dominando os riscos inerentes ou submeter-se aos riscos com todas as incertezas que acarretam. Informações são um recurso valioso e provocam repercussões em todos os níveis da estrutura organizacional: ao nível estratégico, quando uma ação é suscetível de aumentar a coerência entre a organização e o meio envolvente, aumentando a eficácia em termos de cumprimento da missão organizacional; aos níveis operacional e administrativo, quando existem efeitos endógenos, traduzidos em aumento da eficiência organizacional em termos de opções estratégicas. No entanto, ao ser feita esta distinção, não significa que ela seja estanque, independente, pois existem impactos simultâneos aos vários níveis: estratégico, operacional e táctico. A comunicação, antes de ser instrumental, é humana. Necessita de resposta para se realizar, pois a mensagem sem retorno é uma comunicação falha e incompleta. Infelizmente, de um modo geral, é a comunicação formal e burocrática que as empresas mais utilizam no seu cotidiano. Há uma grande preocupação com a eficácia dos mecanismos de transmissão da mensagem e não, propriamente, com a reflexão e a compreensão do seu conteúdo. Dessa forma, fica difícil motivar pessoas e equipes para superar desafios e alcançar metas. Em geral, toda a preocupação está centrada na notícia escrita, nas circulares, nos boletins, nos memorandos, nos avisos, nas ordens de serviço e nos manuais de procedimentos. É comum, inclusive, encontrarmos comunicações deficitárias em empresas com sofisticadas estruturas e diversificados produtos de comunicação empresarial, como jornais de funcionários – impressos e eletrônicos – intranet e circuito interno de rádio e televisão. Não pode acontecer de alguns funcionários desconhecerem até mesmo as nomenclaturas e objetivos dos principais projetos e processos da sua área de atuação na empresa. A falta dos hábitos de leitura, curiosidade e motivação estão diretamente relacionadas à cultura da empresa quando esta não incentiva a troca de idéias e o compartilhamento de informações entre os seus funcionários. De pouco adianta transparecer para o público externo a visão de uma organização moderna e aberta à comunicação, possuindo muitos produtos de divulgação institucional e endomarketing (jornais, revistas, boletins, sites, intranet, blogs, folhetos, vídeos e anúncios em revistas e televisão). Tantos podem ser os instrumentos de informação, que em alguns casos nem se sabia identificar qual o objetivo específico da sua existência ou, tampouco, avaliar a sua relação de custo e benefício. A falta de retorno, e do contato pessoa a pessoa, acabava gerando erros e falhas de comunicação que comprometiam seriamente a produtividade e resultados da empresa, ficando difícil de pressentir as insatisfações acumuladas por falta do fluxo de retorno de informações. Nenhuma tecnologia, por mais sofisticada que seja, envolvendo todo o rigor científico, supre as deficiências no relacionamento humano, geradas muitas vezes por culturas que não privilegiam a abertura para o diálogo e a conversação. Não adianta e-mails, intranet e telefones celulares. Sem feedback e contato humano a comunicação é sempre precária e ineficaz, não havendo realimentação na comunicação, o que acaba por inviabilizar a eficácia do ato, ou seja, o receptor compreendendo o que o emissor quis transmitir. Sem contato humano não há interação com o interlocutor ou compreensão das diversas nuanças e facetas que uma mensagem pode conter, além das palavras que a compõem. A comunicação é um processo que se realiza em dois sentidos. As mensagens caminham em uma conversação em ambos os sentidos. Todos são codificadores e decodificadores simultaneamente, quando em um ato de comunicação. Isto significa dizer que devemos encontrar o caminho para expressar nossas idéias e, ao mesmo tempo, ouvir o que o outro tem a dizer. Além disso, devemos perceber o que significa o que o outro está dizendo, dentro do seu ponto de vista e contexto de vida. Podemos ter repertórios e bagagens culturais diferentes e nos fazermos compreender perfeitamente. O feedback é um processo que promove mudanças de atitudes, comportamentos e pensamentos. É a realimentação da comunicação a uma pessoa ou grupo, no sentido de fornecer-lhe informações sobre como sua atuação está afetando outras pessoas ou situações. O feedback eficaz é aquele que ajuda pessoas ou grupos a melhorarem seus desempenhos e assim alcançar seus objetivos e metas. O fluxo de informações eficaz e eficiente possui um efeito multiplicador com o poder de dinamizar todos os setores organizacionais, constituindo, por sua vez, a força motora do desenvolvimento político, econômico, social, cultural e tecnológico. O acesso à informação e a capacidade de extrair e aplicar os conhecimentos são vitais para o aumento da capacidade concorrencial e o desenvolvimento das atividades comerciais num mercado sem fronteiras. As vantagens competitivas são agora obtidas através da utilização de redes de comunicação e sistemas tecnológicos que interconectem empresas, clientes e fornecedores com rapidez e custo reduzido. O correto uso e fluxo de informações tornaram-se uma necessidade organizacional, permitindo ultrapassar todo um conjunto de barreiras na medida em que existe uma nova maneira de pensar em tempo real e possível às empresas agir e reagir rapidamente aos clientes, mercados e concorrência. Abraços e sucesso!!!! Paulo Spinato é especialista em Administração Estratégica na UNIJUI, mestrando internacional em Gestão Estratégica de Negócios na Universidad Nacional de Misiones, com ênfase em Gestão da Inovação e cursando especialização em Docência na Educação Profissional, Técnica e Tecnológica no Instituto Federal Farroupilha.